Cancellation Request Process
- ลูกค้าแจ้งอยากยกเลิก
- CS คุยสอบถามเหตุผล เสนอทางช่วยเหลือ และส่ง usage report ให้ดูก่อน ถ้าผลลัพธ์ดี
- ลูกค้ายืนยันจะยกเลิก
- CS ส่ง Cancel Form (รอลิ้งค์) และแจ้งเงื่อนไข 30 วันก่อนรอบบิล
- ถ้าเหลือไม่ถึง 30 วัน ให้มีผลรอบบิลถัดไป
- ลูกค้ากรอก Cancel Form กลับมา
- CS เป็นคนกด
Cancel Requestใน Admin Dashboard เอง
- หลัง CS กด
Cancel Request
- ระบบทำงานต่อเอง:
- ส่งอีเมลยืนยันรับคำขอยกเลิก
- หยุดเติม monthly quota
- ถ้านาทียังเป็นบวก ใช้งานต่อได้จนหมด แล้วหยุดอัตโนมัติ
- ถ้ายอดติดลบ หยุดทันที
- ส่งอีเมลเตือนตอนเหลือ 20 นาที และ 5 นาที
- ส่งอีเมลเมื่อ service stopped
- ถ้ามียอดติดลบ ระบบสร้าง task ใน Monday ให้ทีมเรียกเก็บเงิน
10. ถ้า Status เป็น Cancellation Pending แล้วยังไม่ถึงรอบบิล สามารถกด Live ทับได้ เพื่อยกเลิกคำขอ cancel
- ระบบจะกลับเป็น
Active - Monthly quota จะกลับมา refresh ตามปกติ
- ระบบส่งอีเมลแจ้งลูกค้าว่า cancellation request ถูก withdrawn แล้ว
- ถ้า Status เป็น
Cancelledแล้ว การกด Live ถือเป็นการเริ่มใหม่เหมือนลูกค้าใหม่
Cancellation Checklist
ใช้หลังจากบริการหยุดแล้ว หรือเมื่อ Status เป็น Cancelled
☐ Remove number from Twilio
☐ Remove number from Vapi
☐ Remove Assistant from Vapi
☐ Remove / deactivate shop from Internal Admin Dashboard
☐ Change status to Cancel & put cancel date in Monday Client’s Tracking List
☐ Remove Calendar Access
☐ Confirm AI no longer receives calls or creates bookings for this shop
☐ Check Client's GMB, Website, Social Media to remove AI numbers
☐ Check if there is any negative balance / final invoice task in Monday
- หมายเหตุ: Checklist นี้ใช้สำหรับ Final Cleanup หลังระบบหยุดบริการแล้ว ไม่ใช่ขั้นตอนแรกทันทีที่ลูกค้าแจ้งยกเลิกครับ