Araya AI Workflow

SOP: Araya AI Workflow (New vs Existing Customer) 

Standard Operating Procedure: Araya AI Workflow (Updated May 2026)

1. การเริ่มต้น Process (Entry Point)

กระบวนการเริ่มต้นสำหรับทั้ง ลูกค้าใหม่ และ ลูกค้าเก่า จะใช้ flow เดียวกัน โดย Sales เป็นผู้ดำเนินการ Sign up ลูกค้าเข้าระบบ

ขั้นตอนการทำงาน

Action: Sales ทำการ Sign up ลูกค้าเข้าสู่ระบบ ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าใหม่หรือลูกค้าเก่า

Payment: เมื่อลูกค้าชำระเงินผ่าน Stripe สำเร็จ ระบบจะถือว่าเคสนี้เริ่มต้นอย่างเป็นทางการ

System Notification: หลังจาก Stripe ตัดเงินสำเร็จ ระบบจะส่งอีเมล Customer Detail Form ไปยังอีเมลของลูกค้าทันที

ลูกค้าจะต้อง Submit Customer Detail Form ภายใน 24 ชั่วโมง นับจากเวลาที่ระบบส่งฟอร์ม เพื่อให้เข้าเงื่อนไข Fast Track และได้รับการ Setup ให้ Live ภายใน 48 ชั่วโมง

Email Notification:

Email ครั้งที่ 1: ระบบส่งทันทีหลังจาก Stripe payment สำเร็จ เพื่อให้ลูกค้ากรอก Customer Detail Form

Follow-up Email: ระบบจะส่งอีเมลเตือนอีกครั้งเมื่อเหลือเวลา 3 ชั่วโมงสุดท้าย ก่อนครบกำหนด 24 ชั่วโมง หากลูกค้ากรอกเรียบร้อยแล้ว ให้ Ignore อีเมลนี้ได้

หมายเหตุสำหรับ CS Team: CS Team สามารถช่วยแนะนำลูกค้าในการกรอก Customer Detail Form ได้ และในกรณีที่ลูกค้าไม่สามารถกรอกเองได้ CS สามารถช่วยกรอกข้อมูลให้ได้ แต่ควรให้ลูกค้าลองกรอกด้วยตนเองก่อน

2.  ขั้นตอนการ Submit และเงื่อนไขการ Setup (The 24-Hour Rule)

เมื่อลูกค้ากด Submit Customer Detail Form ระบบจะแจ้งเตือนทีม CS ทันที โดยมีการแบ่งเงื่อนไขการทำงาน (SLA) ดังนี้:

🟢 Submit ภายใน 24 ชม.: ได้สิทธิ์ Fast Track ทีม CS จะ Setup ให้ Live ภายใน 48 ชั่วโมง

🔴 Submit หลัง 24 ชม.: ไม่การันตี 48 ชม. ทีม CS จะดำเนินการให้ตาม "คิวงานปกติ"

3. การจัดการกรณี "ลูกค้ายังไม่กรอกฟอร์ม" (Status: Pending) 

Status: Pending

Flow นี้ใช้สำหรับติดตามลูกค้าที่สมัคร AI Receptionist แล้ว แต่ยังไม่ได้กรอก Customer Detail Form

ข้อมูลร้านจะยังไม่เข้า AI Receptionist Tracking Board แต่จะแสดงอยู่ที่ CRM Board / Master Panel ก่อน

ค่าเริ่มต้นของระบบ

เมื่อลูกค้าเข้ามาใหม่ ระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็น:

• AI Araya Contact Status = No
• AI Araya Next Follow-up Date = วันรอบถัดไป
• AI Araya Days awaiting contact = 1

รอบการแจ้งเตือน

หากสถานะยังเป็น No ระบบจะส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติทั้งหมด 4 รอบ:

Day 1 แจ้งเตือน Project Owner รอบที่ 1

Day 3 แจ้งเตือน Project Owner รอบที่ 2

Day 7 แจ้งเตือน Project Owner รอบที่ 3

Day 8 ส่ง Final Alert ให้ Sales Team

เงื่อนไขหยุด Flow

Flow จะหยุดเมื่อ Contact Status ถูกเปลี่ยนจาก No เป็นสถานะอื่น

หลังจาก Day 8 ระบบจะไม่เลื่อนวันต่อ และให้ทีม Sales / CS ติดตามลูกค้าต่อแบบ Manual

ตัวอย่างใน Monday

ตัวอย่างอีเมลล์แจ้งเตือน

4. เครื่องมือการบริหารจัดการ (Tracking Tools)

เพื่อให้เห็นภาพรวม ทีมจะใช้ Column ใหม่ใน CRM Board ที่ Mirror ไปยัง AI Receptionist Tracking ดังนี้:

1. Status Form: Pending (รอ) / Done (เสร็จแล้ว)
2. Qualify 24 Hours: เพื่อเช็กว่าลูกค้าได้สิทธิ์ Fast Track 48 ชม. หรือไม่ (ไม่ต้องกรอกช่องนี้ Automatic มาจากการ submit form ของลูกค้า)
3. Tracking Details: Araya live date, Cancel date, Reason for cancel, และ Setup status

💡 ตัวอย่างสถานการณ์ (Use Case)

สถานการณ์ A: ลูกค้าใหม่โอนเงินวันจันทร์ 10.00 น. แต่ยุ่งมากมาเข้านอนแล้วเพิ่งกรอกฟอร์มตอนวันอังคาร 15.00 น. (เกิน 24 ชม.)

ผลลัพธ์: ในระบบจะขึ้น "Done over 24 ชม." ทีม CS ไม่ต้องเร่งให้เสร็จใน 48 ชม. แต่ให้รันตามคิวงานปกติที่มีอยู่ในมือ

สถานการณ์ B: ลูกค้าเก่าทัก Sales มาขอ Upgrade ระบบ Sales กรอกฟอร์มแทนให้ตอน 13.00 น. ลูกค้ากดกรอก Detail ทันทีตอน 14.00 น.

ผลลัพธ์: ในระบบขึ้น "Done 24 ชม." ทีม CS ต้องรีบเซ็ตอัพให้เสร็จและ Live ภายใน 48 ชม. (นับจากเวลาที่ลูกค้า Submit ฟอร์ม)